Una consultora de pensiones, sin una sola planilla suelta.
Empezamos por acá: un equipo de doce personas manejaba expedientes en planillas, documentos en carpetas compartidas y el seguimiento por WhatsApp. Hoy trabajan sobre un sistema propio que funciona incluso sin internet.
Un CRM para una consultora de pensiones
Expedientes, tareas, documentos, permisos y finanzas en un solo sistema que funciona sin internet.
Ver el casoAcá va el próximo caso
Automatizaciones de pedidos y facturación, asistentes de WhatsApp e integraciones. Los vamos publicando a medida que los clientes nos dan el visto bueno.
¿Querés que el próximo sea el tuyo?01El punto de partida
Cada cosa vivía en un lugar distinto.
La consultora acompaña trámites previsionales que duran meses y pasan por varias manos: quien recibe al cliente, quien arma el expediente, quien lo presenta y quien lo sigue. Todo eso se coordinaba entre planillas, carpetas compartidas y conversaciones de WhatsApp.
El problema no era la falta de datos: era que nadie tenía la foto completa. Saber en qué estado estaba un expediente implicaba preguntar. Los vencimientos dependían de que alguien se acordara. Y los reportes para la dirección se armaban a mano, cada mes.
A eso se sumaba una condición nada menor: en las oficinas la conexión se corta seguido, así que el sistema tenía que seguir funcionando sin internet.
Lo que trababa el día a día
- Sin estado único: el avance de cada expediente vivía en la cabeza de quien lo llevaba.
- Documentos dispersos: carpetas compartidas sin orden por expediente ni control de quién ve qué.
- Seguimiento frágil: los vencimientos y los expedientes quietos se descubrían tarde.
- Reportes artesanales: los números de cada mes salían de cruzar planillas.
02Qué construimos
Un sistema propio, hecho para cómo trabajan.
En lugar de adaptar la operación a un software enlatado, construimos el sistema alrededor del proceso que ya tenían: clientes, expedientes con su línea de tiempo, tareas asignadas, documentos ordenados por expediente y una biblioteca de plantillas.
Funciona como aplicación de escritorio y también desde el navegador. Guarda todo localmente y sincroniza con el servidor cuando hay conexión, así que un corte de internet no frena el trabajo.
Cada rol ve lo suyo: la dirección, el equipo jurídico y las asistentes tienen permisos distintos sobre cada módulo, y el sistema registra quién hizo qué.
Módulos
- Expedientes: estados, categorías, línea de tiempo, tareas, documentos y notas.
- Tareas: asignación por persona, vencimientos y registro de cambios.
- Documentos y plantillas: carpetas por expediente y una biblioteca común con etiquetas.
- Roles y permisos: unos treinta permisos por rol, más registro de auditoría.
- Finanzas: honorarios, pagos, gastos y meta mensual, con tablero y reportes.
Así se ve el sistema funcionando.
Las capturas son del sistema real, con datos de demostración inventados: ningún dato de la consultora ni de sus clientes aparece acá.
03Qué cambió
La información dejó de vivir en la memoria del equipo.
Hoy el estado de cualquier expediente se consulta en una pantalla. Las tareas tienen dueño y fecha. Los documentos están donde corresponden y solo los ve quien debe verlos.
El sistema avisa cuando un expediente lleva treinta días sin movimiento, de modo que los casos dormidos aparecen solos en lugar de descubrirse cuando ya es tarde.
Y los números del mes — honorarios, cobranzas, gastos, meta — salen del propio sistema, sin cruzar planillas.
Cómo está hecho
- Escritorio y web: Tauri v2 y React, la misma aplicación en las dos formas.
- Sin internet también: base local que sincroniza con la nube al reconectar.
- Servidor propio: API en Node con PostgreSQL y almacenamiento de documentos.
- En español, para el equipo: pensado en el vocabulario que ya usaban.
Si tu operación vive en planillas, hay una forma mejor.
Contanos cómo trabajan hoy y te mostramos qué se puede ordenar y automatizar primero. El diagnóstico es gratis y sin compromiso — y del otro lado del WhatsApp está Casandra, que te responde en el día.